monchevaldigital

S'il y a bien une transformation numérique que tout le monde ignore et dont tout le monde parle, c'est bien l'email.

Tout le monde l'ignore...

Oui, parce-que dans les grands plans de transformation, il n'y a quasiment jamais de formation à l'email. Cela a été ignoré dès le début de l'email en entreprise et ça continue. On suppose que les gens savent s'en servir. Or, on n'entend surtout : "j'en peux plus des emails". Preuve qu'il y a un problème : on n'a pas appris aux personnes à s'en servir. Je ne parle pas de savoir composer un message, le transmettre, etc. Les fonctionnalités, on les maitrise. Ce sont les usages que nous ne maitrisons pas, individuellement et collectivement. On ne sait pas quand il faut envoyer un email ou passer un coup de fil (les urgences), on ne sait pas qui mettre en copie (par défaut tout le monde), etc. L'email a profondémment changé nos façons de travailler, mais tout le monde a fait comme si c'était normal, et on est tous en train de crouler sous les emails qui nous prennent plusieurs heures par jour.

L'email reste à ce jour, le plus grand perturbateur de la concentration et de l'attention des individus. C'est à dire, le plus grand nuisible à la performance et la productivité. C'est aussi un magnifique tremplin de l'addiction (les personnes en burn out parlent souvent de la pression des emails). Et pourtant, on l'ignore, tellement il fait partie des "meubles". Sauf que c'est un meuble encombrant dont on ne sait que faire.

Et pourtant, tout le monde en parle.

"268 emails dans ma BAL ce matin". "J'en peux plus des emails !!" Ou encore "je t'envoies un email / tu me fais un email ?". Bref, notre vie pro tourne autour de nos emails. Parce-que l'on ne fait que ça, parce-que l'on est addict et qu'on a oublié comment on faisait avant.

Le must : la personne qui t'appelle pour te dire qu'elle t'a envoyé un email...

Alors, il me semble que ce signal fort qui est devenu faible à force de l'entendre (à force de crier au loup...), devrait être bien plus pris en compte.

De plusieurs façons :

- former les gens à son usage

- informer les gens des risques d'addiction

- concevoir autour de l'email

Je voudrais zoomer sur ce dernier point. Je ne compte plus les fois où j'ai vu des personnes se plaindre de l'email et, aller chercher dans leurs emails, un document. Je le fais aussi beaucoup...

Les DSI sont consternées : le stockage des BAL est considérable, le cloud est sous-utilisé ou fait doublon. Dans tous les cas, ça coûte cher à l'entreprise et à la planète.

Sauf que... si les utilisateurs font ainsi, il convient de se demander comment leur proposer une expérience qui les aide : dans la recherche de document et dans leurs échanges professionnels. A priori, l'email, robuste et fiable, a quelques atouts. Mais addictif et chronophage, il a aussi quelques freins.

Etudier de plus près les usages des individus permettrait surement de trouver une solution fiable et performante pour tous.

Vous me direz, mais il y a les outils collaboratifs! Oui, mais, beaucoup de personnes n'en saisissent pas l'usage ou n'en ont pas l'usage (ça fonctionne bien en mode projet, pour les fonctions suppots et personnels administratifs, cela n'est pas une évidence pour eux). A ce jour, les outils collaboratifs n'ont pas (encore ?) remplacé l'email. Parfois, même il s'y ajoute créant une pression supplémentaire.

Alors, on en fait quoi de notre meilleur ennemi-ami l'email ?