monchevaldigital

Tout le monde en parle : "Je te confirmes ça par email"

Tout le monde s'en plaint : "J'en ai trop, je ne m'en sors plus"

Et personne n'entend ce qui se passe vraiment avec les emails... Je veux dire que très peu de gens prennent en compte que c'est un problème d'usage et que cette difficulté s'accompagne. Cela fait partie de l'accompagnement à la transformation.

Transformation, quelle transformation ? On utilise les emails depuis plus de 20 ans, vous plaisantez ??!!!!

Pas du tout.

Les principales fonctionnalités de l'email sont parfaitement maitrisées : écrire, joindre un pièce, envoyer, transférer, répondre.

Mais ce qui pose tant de problèmes aux utilisateurs, ce ne sont pas ces fonctionnalités, mais l'usage de l'email.

L'email est un outil qui répond à l'usage "communiquer". Mais aujourd'hui, on s'en sert pour tout et rien, car personne ne nous a appris et on fait comme on peut. Les plus avancés savent l'utiliser à bon escient (pas d'urgence par email, pas de réponse à tous pour dire "merci, on s'en reparle demain" si tout le monde n'est pas là demain), les autres font de leur mieux, mais croulent sous les emails à lire, à écrire et à répondre (sans prioriser, sans réserver du temps spécifique...).

Alors,  oui, je maintiens, l'usage communiquer par email n'est pas maitrisé, la transformation n'est pas faite. Quand le sera-t-elle ?

Quand chacun saura identifier le bon canal pour communiquer en fonction du contexte (à qui ? quoi ? pour quel résultat ? quelle priorité/urgence/importance ?...).

L'email n'est pas l'alpha et l'omega de toute tâche professionnelle. Et pourtant, on s'en sert, par exemple, pour :

• retrouver la dernière version d'un document (usage = archivage, partager un document)
• se couvrir en cas de problème (usage = fournir une preuve)
• donner des priorités, des listes de tâches (usage = manager)
• proposer une pause café (usage = créer du lien social)
• Et j'en passe...

Doit-on s'étonner que l'on ne sait plus comment les gérer, comment ne pas se faire canibaliser par les emails ? Evidemment, non.

L'essentiel, à mon sens, est de prendre conscience que l'usage n'est pas maitrisé et qu'il est indispensable d'accompagner. La transformation numérique, c'est la transformation d'un usage existant vers un usage numérique. Pas la formation à des fonctionnalités. L'usage donne un sens à l'outil. L'outil n'a toujours pas de sens, seul, sans contexte et sans usage.